RFI / RFQ / RFP nedir?
Bilgi talebi / teklif talebi / öneri talebi.
Satınalmada üç talep türü farklı amaçlara hizmet eder. RFI (bilgi talebi) pazarı ve tedarikçi yeteneklerini tanımak içindir; henüz teklif istenmez. RFQ (teklif talebi) tanımı net ve standart ürünlerde fiyat toplamak içindir. RFP (öneri talebi) ise çözümün kendisinin tartışmaya açık olduğu, tedarikçinin yaklaşımını sunmasının beklendiği durumlarda kullanılır.
Seçim, ihtiyacın ne kadar net tanımlandığına bağlıdır. İhtiyaç kesin tanımlıysa RFQ yeterlidir ve karar büyük ölçüde fiyata dayanır. İhtiyaç bir sonuç olarak tanımlanmışsa ve çözüm yolu tedarikçiye bırakılıyorsa RFP gerekir; değerlendirme de yalnızca fiyata değil, teknik yaklaşım ve referanslara dayanır.
En sık yapılan hata, karmaşık bir ihtiyacı RFQ ile yürütmek ve en düşük fiyatı seçmektir; sonuç genellikle kapsam tartışmaları ve ek maliyetlerdir. Sistemden beklenen, değerlendirme kriterlerinin ve ağırlıklarının teklif toplanmadan önce tanımlanması ve puanlamanın izlenebilir biçimde kayıt altına alınmasıdır.