GRN nedir?
Goods Receipt Note — mal kabul kaydı.
GRN (Mal Kabul Kaydı), teslim alınan malın miktarı, durumu ve tarihiyle sisteme kaydedilmesidir. Satınalma siparişi ile fatura arasındaki üçüncü belgedir ve üç yönlü eşleştirmenin orta halkasını oluşturur.
Kaydın niteliği sonraki tüm süreçleri etkiler. Eksik ya da hasarlı teslimatın kabul anında tespit edilip kaydedilmemesi, itirazın fatura aşamasında yapılmasına yol açar; o noktada tedarikçiyle mutabakat çok daha zordur. Aynı şekilde stoğun fiilen ne zaman kullanılabilir hâle geldiği de bu kayıtla belirlenir.
Kalite kontrole tabi malzemelerde mal kabul ile kullanıma açılma arasında bir karantina adımı bulunur; sistemin bu ayrımı desteklemesi gerekir. Beklenen davranış, kabulün sipariş kalemiyle eşleşmesi, kısmi teslimatların izlenebilmesi, red ve iade kayıtlarının nedeniyle tutulması ve kabul verisinin muhasebe ile stoğa gecikmesiz yansımasıdır.