Fatura Eşleştirme, e-Fatura/GİB ve Kaçak Tespiti — PROCURE Suite Pro

Fatura işleme, satınalmanın en sıkıcı ama en kritik halkasıdır. Kurumun parası burada fiilen çıkar. Bu yüzden hem verimlilik (elle kontrol yükü) hem de güvenlik (hatalı ve usulsüz ödeme) açısından en yüksek getirili otomasyon alanıdır.

Üçlü eşleştirme (3-way match)

Eşleştirme senaryoları

SENARYO	SISTEMIN DAVRANIŞI
Tam eşleşme	Fatura otomatik onaylanır; insan müdahalesi olmadan ödemeye gider (touchless).
Tolerans içinde sapma	Küçük fiyat/miktar farkı kabul edilir; kayıt tutulur.
Miktar uyuşmazlığı	Fatura, kabul edilenden fazla miktar içeriyorsa istisna kuyruğuna alınır.
Fiyat uyuşmazlığı	Sözleşme/sipariş fiyatından sapma varsa satınalmaya yönlendirilir.
Siparişsiz fatura	Sipariş olmadan gelen fatura — kaçak harcama sinyali; ayrı onay gerekir.
Mal kabulsüz fatura	Mal gelmeden fatura kesilmiş; ödeme bekletilir.
Mükerrer fatura	Aynı fatura numarası/tutar daha önce işlenmişse bloke edilir.

Türkiye mevzuatı: e-Fatura ve e-Belge

e-Fatura / e-Arşiv (GİB) — Yasal e-belgeler otomatik alınır; kalem bazında okunup siparişle eşleştirilir.
e-İrsaliye — Sevk belgesi, mal kabulle ve faturayla ilişkilendirilir.
KDV & tevkifat — Vergi hesaplarının doğruluğu ve tevkifat uygulamasının yerindeliği kontrol edilir.
Muhasebe entegrasyonu — Onaylı fatura, ERP'ye muhasebe fişi olarak otomatik akar.

Usulsüzlük sinyalleri

Satınalma, kurumsal usulsüzlüğün en sık yaşandığı alanlardan biridir. Platform, aşağıdaki örüntüleri sürekli tarar — ancak sonuç bir suçlama değil, incelenmesi gereken bir sinyaldir.

Bölünmüş sipariş — Onay limitinin hemen altında, aynı tedarikçiye peş peşe verilen siparişler.
Hayalet tedarikçi — Adresi, vergi bilgisi veya banka hesabı şüpheli; hiç mal kabulü olmayan tedarikçiler.
Banka hesabı değişikliği: Ödeme öncesi ani hesap değişikliği — en yaygın dolandırıcılık yöntemi.
Çalışan-tedarikçi bağlantısı — Aynı adres, telefon veya banka bilgisini paylaşan çalışan ve tedarikçi kayıtları.
Yuvarlak tutarlar & tekrarlayan kalıplar — Olağan dışı düzenlilik gösteren fatura davranışları.
Tek teklifli yüksek tutarlı alım — Rekabete açılmadan verilen büyük siparişler.